A modernização da gestão de documentos imagéticos: o caso da Agência Nacional de Águas

Copiado de Lei & Ordem

Recebi um e-mail na semana passada com o seguinte assunto: Modernização do Arquivo. O e-mail tratava da aquisição de novos arquivos deslizantes para o Arquivo Central do órgão em que trabalho. Fiquei pensando o porquê de terem colocado no assunto o termo “modernização” e não apenas “aquisição/compra de deslizantes”. Talvez porque a palavra modernização nos remetesse a algo que é novo, seria o processo de modernizar, adaptar-se aos usos e costumes modernos. Soa bonito.

Pensando na modernização da gestão de documentos imagéticos, veio à mente um sistema informatizado que contemplasse, de acordo com o E-arq Brasil:

1. A Recuperação de imagens;
2. A Aplicação do plano de classificação;
3. O Controle sobre os prazos de guarda e destinação;
4. O Armazenamento seguro;
5. Procedimentos confiáveis e autênticos;
6. A Garantia de acesso e preservação de documentos imagéticos digitais e não digitais.

Busquei, para minha pesquisa, alguns órgãos públicos que tivessem sistemas informatizados e transmitissem esse ideal de “modernidade”, foi quando conheci a Agência Nacional de Águas (ANA).

Criada em 2000, a ANA vem sendo reconhecida como "CASE" em gestão documental, principalmente com relação ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) em uso na agência.

A ANA trabalha com dois módulos de um mesmo SIGAD, um basicamente para documentos textuais/convencionais e outro para fotográficos, que é um banco de imagens composto pelo acervo fotográfico das atividades desenvolvidas na Agência desde a sua criação.

No site, disponível para o público externo, é possível visualizar algumas informações das fotografias. Para o público interno, os metadados são mais completos, constando classificação arquivística, local de arquivamento e outros.

O que me chamou atenção foi a divisão, em dois módulos, de uma mesma atividade: gestão arquivística informatizada.

Quando falamos em gestão informatizada de documentos imagéticos, um banco de imagem e um SIGAD podem ter características em comum, mas será que representariam a mesma coisa? A princípio, um banco de imagens poderia ser considerado um serviço onde é possível obter imagens ou fotografias para fins diversos: publicidade, trabalhos acadêmicos, jornalisticos e outros. Por outro lado, o e-arq define SIGAD como sendo "o conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador".

Para melhor ilustrar a discussão sobre o que deveria ou não constar em um SIGAD, usarei uma frase que ouvi hoje de um analista de TI no ECM ROAD SHOW: "deve ser inserido em um sistema informatizado qualquer coisa, em qualquer mídia, desde que seja útil".

Pesquisa: uma metamorfose ambulante...

Fonte da Imagem: www.novoze.blogger.com

Dando início as atividades práticas da pesquisa a respeito dos efeitos da classificação de documentos imagéticos que fazem uso da resolução 14 do Conarq foi conveniente fazer nela algumas alterações que não põem em detrimento seu foco.

Quando iniciei a pesquisa, a intenção inicial era detectar os efeitos da aplicação do plano de classificação mencionado por estar inspirado por frustrações observadas ao longo da minha experiência com classificação usando este instrumento. Tratando-se do meu primeiro projeto científico o professor André me orientou a reduzir a abrangência sem prejudicar a intenção. Deste modo objetivei averiguar os efeitos da aplicação do plano de classificação da resolução 14 em documentos fotográficos no Arquivo Público do Distrito Federal. Sendo mais interessante para iniciação científica ter um grupo mais restrito de documentos (fotográficos) em um campo restrito (ARPDF).

Para iniciar a pesquisa reforcei meu conhecimento acerca do assunto com uma bibliografia direcionada e, até então, relacionava o resultado dos estudos com as experiências que eu já tive, foi quando pareceu conveniente já analisar a ocorrência de algum problema no ARPDF devido o uso do plano do Conarq.

É de meu conhecimento que alguns órgãos do DF, apesar de não serem obrigados por não se tratar do Executivo Federal, usam o plano do Conarq para a classificação. Entretanto, visitando o ARPDF foi-me revelado que grande parte dos documentos fotográficos chegam sem ter uma classificação e, somente foram transferidos devido a uma resolução que determina a transferência de tais documentos após a extinção de um dado período. Trarei mais detalhes sobre esta resolução no próximo post que escrever.

Além disso, verificou-se que, mesmo que houvesse um volume razoável de documentos fotográficos classificados pela Resolução 14, seus efeitos não seriam verificáveis posto que, quando os documentos fotográficos são transferidos ao arquivo público, são submetidos a uma classificação elaborada pelo próprio ARPDF sendo que é a partir desta classificação que se desmembra a gestão e não da classificação feita pelo órgão produtor. Assim sendo, não se pode tirar conclusões concretas a respeito do uso da Resolução 14 no ARPDF, entretanto, a classificação a qual os documentos que chegam ao ARPDF é submetida se assemelha a resolução 14 já que temas subjetivos (assuntos) são o principal critério de classificação. Deste modo, se verificará nesta pesquisa os efeitos da aplicação de plano de classificação que se baseie em temas subjetivos e assuntos gerais. Nestas características se inserem não somente o plano do Conarq, mas a maioria (arrisco esse palpite) dos planos de classificação do Brasil.

Não só de conteúdo vive o documento

Durante algumas leituras acerca do tratamento arquivístico de documentos imagéticos, alguns autores - seria prolixo (leia chato) numerar – sugerem uma tendência de que a organização de documentos imagéticos, principalmente fotografias, se dêem a partir da compreensão de seu conteúdo. Havendo para subsídio dessa atividade, manuais bastante detalhados para dizer o que está se vendo nas imagens.

Sem cair no mérito de quão viável e importante seria essa atividade – não defende-se aqui que deve ser descartada – mas questiona-se: “A descrição de conteúdo deve ser o norte para qual aponta a organização e a base do tratamento arquivístico dos documentos imagéticos?”

Em uma tentativa, ainda não definitiva, de responder (debater) a questão, devemos primeiro ter em mente quais documentos imagéticos são documentos imagéticos de arquivo. De acordo com Maria de Lourdes Silva “(...) o que realmente vai definir se o documento fotográfico ou imagético deve ser considerado ‘documento de arquivo’ é a sua relação orgânica com o seu produtor institucional” (2005, p.4).

Será que se suprimirmos desta citação as palavras em negrito ela deixa de estar certa? Estranho!!! Continua parecendo correta, o que implica que que o mesmo tratamento, em relação a organicidade, deve ser dado aos documentos convencionais e imagéticos.

Sem querer exagerar no uso da retórica, pergunta-se também: que instrumento permite visualizar as relações orgânicas dos documentos? Defende-se aqui que tal instrumento seja o Plano de Classificação, que ao ser aplicado, cria-se séries ordenadas de documentos que representam, em sua ordem atribuída, a importância das funções neles intrínseca de acordo com o seu produtor. Para a partir de então, outras atividades, intervenções e funções arquivísticas ganharem eficácia, como afirma Sousa: "Entendemos, entretanto, que a função classificação é matricial, isto é, a partir dela que as outras funções/intervenções ganham corpo, consolidam-se, configuram-se. [...] É a função/intervenção que dá sentido e que preserva o caráter orgânico do conjunto, espinha dorsal de todo o conhecimento arquivístico" (2003, p.241).

Todavia, ao que parece, esta lógica aqui exposta não tem baseado as atividades de gestão e tratamento arquivístico de documentos imagéticos, sendo esta a hipótese a ser diagnosticada, limitando-se a realidade do Arquivo Público do DF, nos fundos que usaram o Plano de Classificação do Conarq (Resolução nº 14 de 2001) para a representação das “relações orgânicas com o seu produtor”.

Quem saiba não precisamos, enquanto arquivistas, nos sentir como pessoas com transtorno de personalidade fazendo teste de Rorschach¹: “O que você vê nessa imagem?”

Será que é matemático?

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¹Famoso teste psiquiátrico que consiste na interpretação do que o paciente afirma ver em 10 imagens abstratas monocromáticas simétricas.

Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos imagéticos na administração pública: um caso para pensar

Termos como Digitalização e Gestão Eletrônica de Documentos (GED) popularizaram-se nos últimos anos como soluções para o problema das massas documentais acumuladas na Administração Pública. Sem intenção de discutir aqui os milhões investidos, diversos órgãos da Administração Pública, especialmente os Ministérios, passaram a desenvolver sistemas informatizados próprios, capazes de atender a demanda de controle de documentos e arquivos, outros, buscaram soluções de mercado, adquirindo sistemas desenvolvidos por empresas de softwares privadas.

Os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) que estão longe de, por si só, resolver os problemas das massas documentais acumuladas, muitas vezes não contemplam a gestão de documentos imagéticos, resultando em perdas significativas de informações em imagens, que registram a história e consolidam a memória das instituições públicas.

Os documentos imagéticos, muitas vezes, são tratados de forma dissociada dos demais, de modo a desconsiderar seus aspectos orgânicos, ou seja, há o esquecimento de que são parte de um conjunto e de que para serem de fato entendidos devem estar inter-relacionados aos demais e, em alguns casos, recebem o mesmo tratamento dado aos documentos bibliográficos.

E, porque um SIGAD não deveria contemplar os documentos imagéticos?

O gênero documental em questão possui algumas características específicas que tornam o trabalho relativamente novo para o profissional de Arquivo, que muitas vezes confunde a gestão com o tratamento meramente técnico de preservação e conservação.

Entretanto, a criação e implementação de sistemas informatizados capazes atender a demanda de busca, de preservação e de gestão de documentos imagéticos dependem da consolidação de normas e recomendações dos órgãos definidores da Política Nacional de Gestão de Arquivos.

Em 2006, o Conselho Nacional de Arquivos publicou o E-Arq Brasil como modelo de requisitos para implantação de SIGADs. Neste ano, foi publicada a última versão com os metadados. E os documentos imagéticos? Deveriam constar na recomendação do CONARQ? Um caso para pensar...

Emenda aqui, remenda ali.. EURECA: O Plano de Classificação!

"A aplicação dos princípios de respeito aos fundos e o de ordem original incide diretamente sobre a função classificação" (SOUSA, 2003, p. 242).

"O objeto da Tipologia é a lógica orgânica dos conjuntos documentais" (BELLOTTO, 2002, p. 8)

Considerando as afirmações dos autores acima citados pergunta-se porque a Tipologia documental é estranha ao Plano de Classificação proposto pela Resolução nº 14 do Conarq, visto que tratam de um objeto bastante comum e de demasiada importância: a organicidade? A problemática é ainda mais grave ao pensarmos em documentos imagéticos devido a sua maior subjetividade em relação ao conteúdo. Porque conteúdo? Por que este é o principal critério de agrupamento dos níveis de classificação que a Resolução 14 apresenta.

Reza a lenda: "uma imagem vale mais que mil palavras". Apesar da base empírica e popular da afirmação, ela resume diversos aspectos técnicos do documento imagético, àqueles voltados à sua subjetividade. Ora, se é a apreensão do conteúdo que guia a classificação, como isso se faz quando o documento é composto por uma imagem? Quão precisa é a interpretação do conteúdo da imagem de forma a representar a sua lógica orgânica? Será que somente a compreensão do conteúdo satisfaz essa necessidade?

Para apenas vislumbrarmos de longe a resposta do problema, me arrisco resumir a situação em duas frases apenas: "Porque se classifica um documento? Para representar sistematicamente sua organicidade"

A extrema objetividade dada a esta resposta é válida para pensar-se em uma visão minimalista, pela qual não se deve excluir conceitos mais especializados. Com base nessa abreviação geral podemos apontar o queria o mínimo em relação as necessidades de um Plano de Classificação. Façamos uma análise isolada do conceito em relação a Resolução 14.

Quanto a Representação:
Resumidamente temos, de acordo com a Resolução 14, o conteúdo ou assunto, como separador de águas: o principal critério que diz o que é o documento e o motivo de sua guarda. O principal problema encontra-se aqui, posto que não somente o conteúdo deveria ser considerado, mas também (e principalmente) a tipologia documental. Todo o trâmite do documento deveria ser representado. São diversos os exemplos de documentos que em têm configuração e conteúdo idênticos, mas que cumpriram funções diferentes, representam atividades diferentes e são guardados por motivos diferentes. Supomos que isso seja ainda mais comum em relação a documentos imagéticos.

Quanto ao Sistema:
Trata-se daquele velho discurso, já quase retórico, de que o sistema decimal adotado pela Resolução 14 é um dos principais limitadores do instrumento além de despertar aquele sentimento de arremedo dos métodos biblioteconômicos de classificação com emendas.

Quanto a Organicidade:
Esta, para ser bem compreendida, depende basicamente da soma dos dois fatores anteriores.

Por fim, para ilustrar um exemplo de arranjo (ou classificação) que considere a tematização como foco principal, propomos que seja analisada a organização do acervo do musicólogo Curt Lange, indagando se houve, realmente, a representação da organicidade dos documentos. Acesse aqui texto da equipe responsável pela atividade, e dê atenção especial ao plano da página 6. Observe ainda a série "Iconografia" e responda se a representação de fotografias isoladas das atividades que as geraram, representa melhor a organicidade ou apenas aguça a curiosidade?

Acesse aqui site do Projeto Curt Lange

Acesse aqui a Resolução nº 14/2001 do Conarq.