Os conjuntos documentais acumulados nos arquivos em decorrência de funções e atividades de entes físicos e jurídicos se caracterizam por possuírem uma grande variedade de suportes (papel, filme, fita magnética, disco ótico, fotografia). A separação dos documentos em “arquivos especiais” tem sido uma prática estabelecida quase que espontaneamente no trato dos registros em suporte diferente do papel e muito utilizado em arquivos fotográficos. São considerados especiais por necessitarem de condições diferenciadas de acondicionamento e conservação. Parece que tal procedimento, que visava inicialmente preservar os suportes das informações, levou ao uso de metodologias emprestadas de áreas como a biblioteconomia e a análise documentária para a classificação, organização e recuperação dos conteúdos registrados sem se levar em consideração o motivo para os quais aqueles documentos foram produzidos pela instituição ou pessoa. Significa dizer que se guarda como arquivo aquilo que é tratado como biblioteca (coleção) o acervo fotográfico acumulado, que também pode ter sido incorporado por doação, compra ou permuta.
O desenvolvimento da Arquivologia enquanto disciplina dispõe do princípio da proveniência ou de respeito aos fundos como norteador das ações sobre os arquivos, porém esta diretriz é ignorada a partir do momento que são utilizadas metodologias criadas para outros documentos, no caso, as descrições dos conteúdos das fotografias, perdendo-se assim o vínculo orgânico com o produtor do arquivo.
Entendo essas iniciativas como reflexo da falta de valorização dos documentos em suporte papel e uma hiper-valorização dos documentos fotográficos, compreendidos como fiéis reprodutores da realidade. Soma-se a isso a falta de políticas de gestão dos registros administrativos aliados a não observância de suas especificidades.
Por Tania Maria de Moura Pereira - Arquivista
Diretora do Centro de Documentação (CEDOC)
Universidade de Brasília (UnB)
