Documento imagético integrado em outros documentos

A imagem, enquanto elemento integrante de outros documentos, não pode ter sua classificação dissociada; nestes casos, a imagem não existe enquanto unidade documental. O que pode — e deve — ser feito é tão-somente a separação física, devidamente referenciada, em função da conservação. A descrição arquivística, mesmo que feita em um nível de minúcia individualizada, deverá ater-se ao documento maior, de cujo conteúdo a imagem é apenas parte. Isso não exclui a possibilidade de uma referenciação parcial, baseada apenas no conteúdo das imagens, o que representaria uma atividade à parte da classificação arquivística — e complementar para a organização documental —, inexistindo, na classificação, quaisquer procedimentos diferenciados quanto aos documentos imagéticos.

Exemplos de documento imagético integrado em outros documentos 

• O acervo do Archivo General de la Guerra Civil Española foi constituído sob um direcionamento temático, reunindo materiais relacionados à Guerra Civil Espanhola. O acervo composto inicialmente por documentos do exército — resultantes da repressão franquista à maçonaria e aos comunistas —, foi ampliado com a aquisição de documentos e coleções particulares ligados ao tema central, com destaque para conjuntos de documentos fotográficos. Os positivos fotográficos constantes de processos viram-se, em um primeiro momento, separados fisicamente para fins de conservação e, posteriormente, tiveram sua descrição agregada a dos demais documentos fotográficos daquela instituição, referentes à Guerra Civil. O diferencial, neste caso, é que os positivos só foram separados dos processos após a elaboração de um plano de classificação. Fichas de referenciação foram inseridas no local original de tais imagens, nos processos, remetendo à sua nova localização física. As imagens foram submetidas à uma descrição detalhada, pautada pelas normas da Isad (g), que incorporou informações sobre a origem arquivística dos documentos dos quais foram separadas, tanto no plano de classificação, como no processo inicial. Tais informações estão cruzadas em uma base de dados, juntamente com referências a outras imagens de fundos e coleções distintas (cf. DESANTES, 1996).
  
• Uma situação similar também pode ser vista no Archivo del Reino de Galícia com relação aos documentos cartográficos (mapas, plantas e desenhos), que tiveram sua referenciação anotada em um catálogo seletivo, agregando informações relativas a diversos fundos e coleções, porém indicando plenamente a situação de cada conjunto documental nos respectivos planos de classificação (cf. ARCHIVO DEL REINO DE GALICIA, 1995).