terça-feira, 24 de maio de 2011

A modernização da gestão de documentos imagéticos: o caso da Agência Nacional de Águas

Copiado de Lei & Ordem


Recebi um e-mail na semana passada com o seguinte assunto: Modernização do Arquivo. O e-mail tratava da aquisição de novos arquivos deslizantes para o Arquivo Central do órgão em que trabalho. Fiquei pensando o porquê de terem colocado no assunto o termo “modernização” e não apenas “aquisição/compra de deslizantes”. Talvez porque a palavra modernização nos remetesse a algo que é novo, seria o processo de modernizar, adaptar-se aos usos e costumes modernos. Soa bonito.

Pensando na modernização da gestão de documentos imagéticos, veio à mente um sistema informatizado que contemplasse, de acordo com o E-arq Brasil:

1. A Recuperação de imagens;
2. A Aplicação do plano de classificação;
3. O Controle sobre os prazos de guarda e destinação;
4. O Armazenamento seguro;
5. Procedimentos confiáveis e autênticos;
6. A Garantia de acesso e preservação de documentos imagéticos digitais e não digitais.

Busquei, para minha pesquisa, alguns órgãos públicos que tivessem sistemas informatizados e transmitissem esse ideal de “modernidade”, foi quando conheci a Agência Nacional de Águas (ANA).

Criada em 2000, a ANA vem sendo reconhecida como "CASE" em gestão documental, principalmente com relação ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) em uso na agência.

A ANA trabalha com dois módulos de um mesmo SIGAD, um basicamente para documentos textuais/convencionais e outro para fotográficos, que é um banco de imagens composto pelo acervo fotográfico das atividades desenvolvidas na Agência desde a sua criação.

No site, disponível para o público externo, é possível visualizar algumas informações das fotografias. Para o público interno, os metadados são mais completos, constando classificação arquivística, local de arquivamento e outros.

O que me chamou atenção foi a divisão, em dois módulos, de uma mesma atividade: gestão arquivística informatizada.

Quando falamos em gestão informatizada de documentos imagéticos, um banco de imagem e um SIGAD podem ter características em comum, mas será que representariam a mesma coisa? A princípio, um banco de imagens poderia ser considerado um serviço onde é possível obter imagens ou fotografias para fins diversos: publicidade, trabalhos acadêmicos, jornalisticos e outros. Por outro lado, o e-arq define SIGAD como sendo "o conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador".

Para melhor ilustrar a discussão sobre o que deveria ou não constar em um SIGAD, usarei uma frase que ouvi hoje de um analista de TI no ECM ROAD SHOW: "deve ser inserido em um sistema informatizado qualquer coisa, em qualquer mídia, desde que seja útil".

2 comentários:

  1. O termo SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos)é uma sigla inventada pelo Arquivo Nacional para qualificar um acrônimo - Palavra formada pelas primeiras letras ou sílabas de uma expressão -
    GED (Gestão Eletrônica de Documentos), muito utilizado pelo pessoal da informática como a solução para o problema da informatização dos arquivos.
    A inserção de informações arquivísticas em um banco de dados requer uma sequência de procedimentos que vão desde a utilização de um sistema informatizado de registro dos documentos, no momento de sua criação, até a mudança de cultura organizacional.

    Passeando pela internet encontrei a sigla SIGAD como Sistema de Informações Gerenciais de Apoio à Decisão (SIGAD) que nada mais é do que "um banco de dados e informações, elaborado em parceria com as seguintes instituições: FURB - Fundação Universidade Regional de Blumenau, Associação Empresarial de Blumenau, Associação das Micros e Pequenas Empresas de Blumenau, Câmara de Dirigentes Lojistas, Intersindical Patronal de Blumenau e Região, Governo do Município de Blumenau e Sindicato das Indústrias de Fiação e Tecelagem e do vestuário de Blumenau". O objetivo do Sistema é: criar uma base de informações dinâmica, atualizada,
    consistente e de qualidade para orientar as decisões de investimentos, bem como servir de
    referência de pesquisa para qualquer interessado em estudar a estrutura social, política e
    econômica do município de Blumenau.

    O que falta é um entendimento do que seja a gestão informatizada de documentos de arquivo. A confusão entre banco de imagens e arquivos fotográficos persiste, apesar da publicação na web desses documentos.

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  2. Complementando o comment da Tânia...

    Falta ainda uma melhor definição do que seja o dado (que é armazenável, recuperável e utilizável em bancos) e o documento de arquivo. O ponto nodal reside na questão da autenticidade.

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