A modernização da gestão de documentos imagéticos: o caso da Agência Nacional de Águas

Copiado de Lei & Ordem

Recebi um e-mail na semana passada com o seguinte assunto: Modernização do Arquivo. O e-mail tratava da aquisição de novos arquivos deslizantes para o Arquivo Central do órgão em que trabalho. Fiquei pensando o porquê de terem colocado no assunto o termo “modernização” e não apenas “aquisição/compra de deslizantes”. Talvez porque a palavra modernização nos remetesse a algo que é novo, seria o processo de modernizar, adaptar-se aos usos e costumes modernos. Soa bonito.

Pensando na modernização da gestão de documentos imagéticos, veio à mente um sistema informatizado que contemplasse, de acordo com o E-arq Brasil:

1. A Recuperação de imagens;
2. A Aplicação do plano de classificação;
3. O Controle sobre os prazos de guarda e destinação;
4. O Armazenamento seguro;
5. Procedimentos confiáveis e autênticos;
6. A Garantia de acesso e preservação de documentos imagéticos digitais e não digitais.

Busquei, para minha pesquisa, alguns órgãos públicos que tivessem sistemas informatizados e transmitissem esse ideal de “modernidade”, foi quando conheci a Agência Nacional de Águas (ANA).

Criada em 2000, a ANA vem sendo reconhecida como "CASE" em gestão documental, principalmente com relação ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) em uso na agência.

A ANA trabalha com dois módulos de um mesmo SIGAD, um basicamente para documentos textuais/convencionais e outro para fotográficos, que é um banco de imagens composto pelo acervo fotográfico das atividades desenvolvidas na Agência desde a sua criação.

No site, disponível para o público externo, é possível visualizar algumas informações das fotografias. Para o público interno, os metadados são mais completos, constando classificação arquivística, local de arquivamento e outros.

O que me chamou atenção foi a divisão, em dois módulos, de uma mesma atividade: gestão arquivística informatizada.

Quando falamos em gestão informatizada de documentos imagéticos, um banco de imagem e um SIGAD podem ter características em comum, mas será que representariam a mesma coisa? A princípio, um banco de imagens poderia ser considerado um serviço onde é possível obter imagens ou fotografias para fins diversos: publicidade, trabalhos acadêmicos, jornalisticos e outros. Por outro lado, o e-arq define SIGAD como sendo "o conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador".

Para melhor ilustrar a discussão sobre o que deveria ou não constar em um SIGAD, usarei uma frase que ouvi hoje de um analista de TI no ECM ROAD SHOW: "deve ser inserido em um sistema informatizado qualquer coisa, em qualquer mídia, desde que seja útil".

Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos imagéticos na administração pública: um caso para pensar

Termos como Digitalização e Gestão Eletrônica de Documentos (GED) popularizaram-se nos últimos anos como soluções para o problema das massas documentais acumuladas na Administração Pública. Sem intenção de discutir aqui os milhões investidos, diversos órgãos da Administração Pública, especialmente os Ministérios, passaram a desenvolver sistemas informatizados próprios, capazes de atender a demanda de controle de documentos e arquivos, outros, buscaram soluções de mercado, adquirindo sistemas desenvolvidos por empresas de softwares privadas.

Os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) que estão longe de, por si só, resolver os problemas das massas documentais acumuladas, muitas vezes não contemplam a gestão de documentos imagéticos, resultando em perdas significativas de informações em imagens, que registram a história e consolidam a memória das instituições públicas.

Os documentos imagéticos, muitas vezes, são tratados de forma dissociada dos demais, de modo a desconsiderar seus aspectos orgânicos, ou seja, há o esquecimento de que são parte de um conjunto e de que para serem de fato entendidos devem estar inter-relacionados aos demais e, em alguns casos, recebem o mesmo tratamento dado aos documentos bibliográficos.

E, porque um SIGAD não deveria contemplar os documentos imagéticos?

O gênero documental em questão possui algumas características específicas que tornam o trabalho relativamente novo para o profissional de Arquivo, que muitas vezes confunde a gestão com o tratamento meramente técnico de preservação e conservação.

Entretanto, a criação e implementação de sistemas informatizados capazes atender a demanda de busca, de preservação e de gestão de documentos imagéticos dependem da consolidação de normas e recomendações dos órgãos definidores da Política Nacional de Gestão de Arquivos.

Em 2006, o Conselho Nacional de Arquivos publicou o E-Arq Brasil como modelo de requisitos para implantação de SIGADs. Neste ano, foi publicada a última versão com os metadados. E os documentos imagéticos? Deveriam constar na recomendação do CONARQ? Um caso para pensar...